Wymagane dokumenty

Wykaz podstawowych dokumentów,
niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego.

Poniższy wykaz przedstawia podstawowe dokumenty, niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego, zaś gdyby dla załatwienia sprawy istniały inne jeszcze, szczegółowe uwarunkowania lub potrzebne były także nie wymienione wyżej dokumenty, notariusz określi je w trakcie spotkania. 


Do każdej czynności wymagane jest przedstawienie dokumentu tożsamości (ważny, nieuszkodzony dowód osobisty lub paszport), a w przypadku osób prawnych nr KRS, umowa / statut określająca kompetencje organów, uchwała odpowiedniego organu obejmująca zgodę na dokonanie danej czynności.

Dokumenty dotyczące nieruchomości gruntowej – działki

Dokumenty dotyczące lokali

Dokumenty dotyczące aktu poświadczenia dziedziczenia

Pełnomocnictwo

Testament

Umowa majątkowa małżeńska np. intercyza

Spółki

 

Dokumenty dotyczące nieruchomości gruntowej – działki:

- numer księgi wieczystej,
- podstawa nabycia - np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie Sądu, akt poświadczenia dziedziczenia, decyzja,
- zaświadczenie Urzędu Miasta / Urzędu Gminy stwierdzające, czy przedmiotowa nieruchomość gruntowa - działka położona jest  na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o których mowa w ustawie z dnia 09 października 2015 roku o rewitalizacji,
- zaświadczenie Starosty / Prezydenta Miasta dot. planu urządzenia lasu lub uproszczonego planu urządzenia lasu,
- jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie Sądu w sprawie nabycia spadku, poświadczenie dziedziczenia lub darowizna (od 01 stycznia 2007 roku) -zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku lub braku podatku,
- wypis z rejestru gruntów
- wyrys z mapy ewidencyjnej w przypadku odłączenia działki,
- wypis z planu zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu
- dane z dowodów osobistych, stan cywilny stron, 
- informacje dot. transakcji - cena, jak płatna, termin wydania nieruchomości itp., 
- przy umowie przedwstępnej: wysokość zadatku lub zaliczki, termin podpisania umowy ostatecznej, 
- przy ustanawianiu hipoteki – oświadczenie Banku, pełnomocnictwa pracowników Banku, KRS Banku

Dokumenty dotyczące lokali:

- numer księgi wieczystej,
- podstawa nabycia - np. wypis aktu notarialnego, przydział, prawomocne postanowienie Sądu, akt poświadczenia dziedziczenia,
- zaświadczenie Urzędu Miasta / Urzędu Gminy stwierdzające, czy przedmiotowa nieruchomość lokalowa położona jest  na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o których mowa w ustawie z dnia 09 października 2015 roku o rewitalizacji,
- jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie Sądu w sprawie nabycia spadku, poświadczenie dziedziczenia lub darowizna (od 01 stycznia 2007 roku) -zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku lub braku podatku,
- zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego,
- dane z dowodów osobistych, stan cywilny stron, 
- informacje dot. transakcji - cena, jak płatna, termin wydania lokalu itp., 
- przy umowie przedwstępnej: wysokość zadatku lub zaliczki, termin podpisania umowy ostatecznej, 
- przy ustanawianiu hipoteki – oświadczenie Banku, pełnomocnictwa pracowników Banku, KRS Banku

Dokumenty dotyczące aktu poświadczenia dziedziczenia:

- akt zgonu spadkodawcy – osoby zmarłej,
- testament jeżeli został sporządzony,
- numer PESEL spadkodawcy np. unieważniony dowód osobisty zmarłego,
- odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, którzy nie wstępowali w związki małżeńskie,
- odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców, pozostających w związkach małżeńskich,
- dane z dowodów osobistych,
- numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład spadku,

Pełnomocnictwo:

- dane osobowe mocodawcy – osoby udzielającej pełnomocnictwa,
- dane osobowe pełnomocnika,
- zakres pełnomocnictwa,

Testament

- dane osobowe osoby sporządzającej testament,
- dane osoby powołanej do spadku,

Umowa majątkowa małżeńska np. intercyza:

- dane osobowe małżonków,
- odpis skrócony aktu małżeństwa,
- w przypadku zawierania umowy przedmałżeńskiej – dane osób, które chcą wstąpić w związek małżeński,

Spółki:

Ogólne:
 ⁃ dane z dowodów osobistych wspólników / założycieli,
 ⁃ nazwa spółki (firma),
 ⁃ siedziba spółki,
 ⁃ przedmiot działalności spółki wg PKD ,
 ⁃ wysokość kapitału zakładowego / wkładów,
 ⁃ czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony, 
 ⁃ miejsca w których mogą odbywać się zgromadzenia wspólników / zebrania wspólników, 
 ⁃ w przypadku spółek kapitałowych: liczba członków zarządu, skład osobowy, reprezentacja,

Spółka z o.o.
 ⁃ informacja dotycząca udziałów: czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, czy udziały są uprzywilejowane, wartość nominalna udziałów i ich liczba, czy udziały obejmowane są wkładamy pieniężnymi czy niepieniężnymi, ile dany wspólnik obejmuje udziałów, 

Spółka Akcyjna
 ⁃ informacja dotycząca akcji: rodzaje akcji, czy akcje są uprzywilejowane, wartość nominalna akcji i ich liczba, czy obejmowane są wkładamy pieniężnymi czy niepieniężnymi, ilość akcji przypadająca na każdego akcjonariuszowi,
 ⁃ skład rady nadzorczej,

Spółki osobowe:
 ⁃ oznaczenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość,
 ⁃ oznaczenie sumy komandytowej,
 ⁃ pełna nazwa komplementariusza,