Odpis notarialny przygotowujemy w momencie, kiedy musimy przedłożyć konkretny dokument, chcąc zachować jego oryginał. Dotyczy to zarówno aktów urodzenia czy zgonu, jak i świadectw szkolnych, dyplomów oraz różnego rodzaju umów. Dzięki temu rozwiązaniu możemy przedłożyć ten sam dokument w kilku instytucjach. Notariusz przygotowujący poświadczoną kopię zaświadcza w ten sposób, że treść odpisu jest w pełni zgodna z oryginałem dokumentu.
Pełna zgodność z tekstem oryginału
Odpisy notarialne nie zawsze stanowią dokładne odwzorowanie graficzne danego dokumentu, ale zawsze charakteryzują się pełnym zachowaniem zgodności tekstu z treścią oryginalnego dokumentu. Dzięki temu odpis posiada moc prawną i może być przedkładany w instytucjach oraz w sprawach sądowych. Innego rodzaju dokumentem jest poświadczenie zgodności oryginału wyciągu, a więc poświadczeniem zgodności wybranych elementów oryginalnego dokumentu.
Odpis notarialny dokumentów osobistych
Sporządzeniu odpisu notarialnego podlegają nie tylko dokumenty urzędowe oraz wystawione przez różne instytucje, ale także dokumenty osobiste oraz prywatne. Dotyczy to np. pamiętników, listów oraz innego rodzaju wypowiedzi pisemnych, które mogą stanowić dowód w różnego rodzaju sprawach sądowych.
Klauzula poświadczeniowa
Dodatkowym uzupełnieniem odpisu notarialnego jest klauzula poświadczeniowa. Zostaje ona dołączona do dokumentu w momencie, kiedy notariusz stwierdzi obecność dopisków, poprawek, znaków wodnych itp. Dotyczy to także podpisów, wtedy czynność określana jest mianem poświadczenia własnoręczności podpisu. Odbywa się ona poprzez złożenie podpisu w obecności notariusza lub ustnym potwierdzeniu własnoręczności podpisu widocznego na dokumencie.